Moet je een factuur maken voor particulieren?

In Nederland zijn er heel heldere regels omtrent het maken van facturen. Meestal is het niet verplicht om een factuur te maken voor particulieren, maar het is wel toegestaan. Zoals wel vaker zijn er op de algemene regel een aantal uitzonderingen. Hieronder lees je er alles over en geven we aan wanneer een factuur maken voor particulieren al dan niet verplicht is.

Principe: geen factuur maken voor particulieren

De algemene regel is dat een Nederlandse onderneming een factuur moet maken voor alle goederen die men verkoopt aan ondernemers en voor de diensten die men voor ondernemers verricht. Dat geldt ook wanneer het gaat om een buitenlandse klant-ondernemer én voor klant-rechtspersonen die geen ondernemer zijn (binnenlands of buitenlands), bijvoorbeeld een stichting of een vereniging. In de andere gevallen is het in principe niet verplicht om een factuur te maken. Dat wil zeggen dat je in theorie niet verplicht bent om een factuur uit te reiken aan een particulier. Uiteraard mag je dat wel doen.

Uitzondering: wel een factuur maken voor particulieren

Er bestaan uitzonderingen op de bovenstaande regel, situaties waarbij je wel verplicht bent om een factuur te maken voor particulieren. Er zijn uitzonderingen voor verkopers van (bijna) nieuwe vervoermiddelen en voor groothandels. Ook bij internationale verkopen kan een factuur maken voor particulieren soms wel verplicht zijn.

Sommige groothandels moeten wel een factuur maken voor particulieren

Voor groothandels in levensmiddelen, tandheelkundige grondstoffen, tabaksproducten of onderdelen van tandtechnische werken, op voorwaarde dat minstens 80% van de afnemers een ondernemer is, is een factuur maken voor particulieren wel verplicht.

Verkopers van (bijna) nieuwe vervoermiddelen moeten (soms) een factuur maken voor particulieren

Daarnaast is het verplicht om een factuur op te stellen voor particulieren als je een nieuw of een bijna nieuw vervoermiddel verkoopt aan een afnemer in een ander EU-land, bijvoorbeeld als je een auto verkoopt aan een Poolse particulier. Op deze factuur zijn dan de gegevens te vermelden die nodig zijn om te bepalen dat het voertuig (bijna) nieuw is, bijvoorbeeld door het kentekenbewijs te vermelden.

Een vervoermiddel is niet alleen een auto. Het gaat om alle landvoertuigen met een vermogen van meer dan 7,2 kW of een cilinderinhoud van meer dan 48 cc. Ook bijvoorbeeld motoren en tractoren vallen onder deze definitie. Daarnaast gaat het om schepen die meer dan 7,5 meter lang zijn en die bestemd zijn voor het vervoeren van personen of goederen. Zeeschepen vallen hier niet onder, maar zeewaardige plezierjachten die langer zijn dan 7,5 meter wel. Ten slotte gaat het om luchtvaartuigen die een totaal opstijggewicht hebben van meer dan 1550 kg.

Een voertuig is bijna nieuw als:

• Een landvoertuig niet langer dan zes maanden geleden voor het eerst in gebruik is genomen of niet meer dan 6000 kilometer heeft gereden
• Een schip niet langer dan drie maanden geleden voor het eerst in gebruik is genomen of niet meer dan 100 uur heeft gevaren
• Een luchtvaartuig niet langer dan drie maanden geleden voor het eerst in gebruik is genomen of niet meer dan 40 uur heeft gevlogen

Soms verplicht een factuur maken voor particulieren bij internationale afstandsverkopen

Bij internationale afstandsverkopen kunnen er andere regels gelden met betrekking tot het opstellen van facturen voor particulieren. Als je de Unieregeling gebruikt, hoef je je hier niks van aan te trekken. Dan volg je gewoon de Nederlandse regels. Als je de Unieregeling niet gebruikt, moet je de regels volgen van het land waar je de btw moet betalen.