Opgelet: een tijdelijke factureringsstop is geen goed idee

Tijdens de coronacrisis laten sommige ondernemingen meer dan hun goed hart zien. Zo hoorden we van ondernemingen waar ze tijdelijk de facturering van doorlopende prestaties hebben opgeschort. Dat klinkt als een mooi initiatief, maar zo denkt de Belastingdienst er niet over. Wij raden af om tijdelijk te stoppen met het factureren. Wel kan je de betaaltermijn verlengen of tijdelijk een uitstel van betaling toekennen.

Verplicht om tijdig te factureren

Een tijdelijke factureringsstop kan dan wel, maar slechts heel beperkt. Je bent wettelijk verplicht om tijdig te factureren, namelijk voor de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand van de levering. Lever je met andere woorden op 1 augustus, dan moet je ten laatste op 14 september je factuur verzenden. Van deze regel mag je niet afwijken, zelfs niet wanneer jij en je klant daarover een akkoord hebben.

Wanneer je niet tijdig factureert, heeft dat ook geen gevolgen voor de btw-verschuldigdheid. Hoewel jij geen geld van je klant ontvangt, moet je wel nog steeds de btw aan de Belastingdienst doorstorten. Jij mag dan wel gul zijn, maar de schatkist moet nog steeds gespijsd worden.

Stort je de verschuldigde btw niet door, bijvoorbeeld omdat je nog geen factuur opstelde, dan riskeer je een verzuimboete. Deze verzuimboete bedraagt 3% van het btw-bedrag, met een minimum van 50 en een maximum van 5.514 euro. Ook een naheffingsaanslag behoort tot de mogelijkheden. Alle goede intenties ten spijt, een tijdelijke factureringsstop kan je zo nog veel kosten.

Zonder factuur ook geen vordering

Wanneer je geen factuur hebt, begint de betalingstermijn niet te lopen. Dat wil zeggen dat je je vordering nog niet zomaar kan najagen. Ziet de financiële situatie er ineens niet goed uit en stel je vervolgens snel een factuur op? Dan moet je toch minimaal de betaaltermijn afwachten vooraleer je echt actie kan ondernemen. Hierdoor riskeer je dat je ondanks je goede intenties nooit je geld ziet, in tegenstelling tot ondernemers zonder moreel kompas. De werkelijke betaaltermijn loopt intussen alleen maar verder op en dat wijst toch op een ongezonde economische situatie waarbij de risico’s alleen maar toenemen.

Voldoende betere alternatieven

Hoewel een tijdelijke factureringsstop geen goed idee is, zijn er ruimschoots voldoende alternatieven om toch tegemoet te komen aan de moeilijke financiële situatie van je debiteur. Zo kan je bijvoorbeeld de betalingstermijn verlengen. Dankzij een langere betalingstermijn heeft je klant meer tijd om tot betalen over te gaan en zit alles meteen netjes in je administratie. Voor de klant heeft het bovendien een bijkomstig voordeel want hij kan de onbetaalde btw al in mindering brengen.

Ook kan je de klassieke betaaltermijnen behouden, maar de klant betaaluitstel verlenen. Als je dat telkens met korte tussenpozen doet, houd je netjes de vinger aan de pols en voorkom je dat je zonder geld achterblijft. Het is dan wel een goed idee om toch minstens te eisen dat de debiteur de btw al betaalt, die hij uiteindelijk al in mindering kon brengen en jij diende te betalen. Je kan het betaaluitstel daar ook gewoon afhankelijk van maken. Zo hypothekeer je je eigen cashflow niet al te zeer terwijl je op een veilige manier omgaat met de moeilijke financiële situatie van je klant.