Stap voor stap de facturatie automatiseren

Een gemiddelde ondernemer is elke maand ongeveer twee uur bezig met het opstellen van facturen. Ongeveer evenveel tijd kruipt in het opvolgen van de openstaande facturen. Dat komt overeen met ongeveer zes volledige werkdagen per jaar, tijd die je op een andere manier zou kunnen besteden. Het automatiseren van de facturatie is een goede manier om meer tijd vrij te hebben voor belangrijkere zaken. We leggen uit hoe je stap voor stap bouwt aan automatisch factureren.

Stap 1: stap over naar een online factuurprogramma

In de eerste plaats is het belangrijk dat je overstapt naar online factureren. Facturen maken in Word of Excel is nu eenmaal niet meer van deze tijd. Het kost je enorm veel tijd, geld en energie om alles manueel te verwerken en bovendien biedt het geen of slechts een heel beperkt aantal automatiseermogelijkheden.

Stap daarom over naar een online factuurprogramma waarmee je eenvoudig facturen kunt aanmaken. Zo’n online factuurprogramma is zeker niet duur, allesbehalve zelfs. Onze top drie factuurprogramma’s bewijst dat je voor ongeveer vijf tot tien euro per maand al een goed online factuurprogramma hebt. Reken op zestig tot honderdtwintig euro per jaar, voor een potentiële tijdsbesparing van tot wel zes werkdagen!

Stap 2: vergelijk factuurprogramma’s

Het is wel belangrijk dat je over een geschikt factuurprogramma beschikt. Er is een groot aanbod, maar ga goed na of het factuurprogramma ook past bij jouw behoeften. Dat wil zeggen dat het de juiste koppelingen biedt, het eenvoudig in gebruik is, je met verschillende medewerkers het factuurprogramma kan gebruiken en dergelijke meer. Wil je een app of volstaat het om via je browser facturen aan te maken?

De mogelijkheden van factuurprogramma’s verschillen enorm sterk. Er zijn zelfs factuurprogramma’s die automatisch gegevens ophalen uit de database van de Kamer van Koophandel. Breng je eigen behoeften in kaart en ga vervolgens op zoek naar een passend factuurprogramma. Via deze website kan je heel gemakkelijk factuurprogramma’s vergelijken.

Stap 3: automatiseer de invoer

Met behulp van een factuurprogramma kan je facturen maken door manueel de factuurgegevens in te voeren. Daarmee realiseer je nog geen grote tijdsbesparing. De grote tijdsbesparing is afkomstig van de automatische invoer. Daarvoor zijn koppelingen heel handig. Je kan dan bijvoorbeeld vanaf je urenregistratiesoftware met een klik een factuur maken, door op basis van de geregistreerde uren automatisch facturen op te stellen. Ook vanuit onder meer projectmanagementsoftware is het mogelijk om automatisch facturen aan te maken. En een koppeling met een ERP-pakket, waarbij de contactgegevens en de bedrijfsinformatie automatisch worden ingelezen, is belangrijk. Bied je abonnementen aan? Dan kan je veelal ook terugkerende facturen aanmaken. Dan wordt er bijvoorbeeld automatisch elke week, elke maand of elk jaar een factuur aangemaakt.

Stap 4: automatiseer de verwerking

Naast de input kan je ook automatiseren aan de outputzijde. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om facturen automatisch per mail naar de klant te verzenden, zodat je dit niet langer manueel dient te doen. Ook kan je het factuurprogramma bijvoorbeeld koppelen met het boekhoudprogramma, waardoor er automatisch boekingen worden voorgesteld. Of kan je automatisch herinneringen laten verzenden. Zo bespaar je ook tijd op de andere onderdelen van je administratie.