Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur kan worden gezien als een onofficiële factuur die in geen geval rechtsgeldigheid bevat voor zowel de ontvangende als de versturende partij. De proforma factuur is een factuur die ‘voor de vorm’ uit wordt gegeven door middel van bijvoorbeeld een factuurprogramma. Dit is dan ook precies waar de term ‘proforma’ voor staat. De factuur bevat voornamelijk informatie die voor de ontvangende partij van belang is. Zo wordt er bij export en import van goederen vaak gebruik gemaakt van een proforma factuur om de inklaringsdocumenten in orde te maken.

Eisen van een proforma factuur

Een reguliere factuur dient natuurlijk aan aardig wat eisen te voldoen. Denk onder meer aan het vermelden van de NAW-gegevens, de specifieke afname, het bedrag inclusief en exclusief btw en de betaaltermijn. Dit is nog slechts een deel van de eisen waaraan een reguliere factuur dient te voldoen. Voor een proforma factuur gelden deze regels niet. Dit heeft uiteraard te maken met het feit dat de proforma factuur niet officieel is. De proforma factuur zien we ook vaak bij vooruitbetalingen, bijvoorbeeld bij abonnementen, en bij internationale transacties.

Geen regels voor een proforma factuur?

De proforma factuur hoeft dus niet aan de regels en eisen te voldoen waar een reguliere factuur wel aan dient te voldoen, maar helemaal vrij in doen en laten bent u niet. Het is bijvoorbeeld wel verplicht dat u duidelijk op het document aangeeft dat het om een proforma factuur gaat. U hoeft geen vaste nummering aan te houden voor proforma facturen, maar het is wel belangrijk om te weten dat de proforma factuur en de uiteindelijk daadwerkelijke factuur niet hetzelfde factuurnummer mogen bevatten. Dit is echter wél toegestaan wanneer dit nummer aansluit op de reeks nummeringen van facturen die wel rechtsgeldig zijn.

Wat te doen met een ontvangen proforma factuur?

Heeft u een proforma factuur ontvangen? Dan is het op de eerste plaats belangrijk om te weten dat u deze factuur niet hoeft te voldoen. Het is een onofficiële factuur en op een later moment ontvangt u de werkelijke factuur, welke u wel dient te voldoen. Daarnaast is het om deze reden ook belangrijk om een proforma factuur niet op te nemen in uw administratie.

Alleen de definitieve factuur mag in de administratie worden opgenomen om de btw bij de belastingdienst terug te vorderen. Heeft u hiervoor nog een goed boekhoudprogramma nodig? Dan kunt u bij Cloudhints natuurlijk onafhankelijk en makkelijk online vergelijken.