Wat is het verschil tussen het factuurstelsel en het kasstelsel?

De btw die je van klanten ontvangt, stort je door aan de Belastingdienst, terwijl de reeds aan leveranciers betaalde btw daarvan in aftrek mag worden gebracht. Voor de berekening van de btw kan je echter twee manieren gebruiken: het kasstelsel of het factuurstelsel. Hieronder leggen we uit wat deze stelsels zijn en waarin ze van elkaar verschillen. Uiteraard hebben we ook aandacht voor de gevolgen voor het facturatieprogramma.

Wat is het kasstelsel?

Bij het kasstelsel bereken je de btw op basis van de kas- en bankadministratie. Deze manier wordt met name gebruikt wanneer je voornamelijk goederen of diensten aan particulieren levert. Bij deze berekeningsmethode bereken je de btw op de inkomsten die je in kas ontvangen hebt of die daadwerkelijk op je bankrekening zijn bijgeboekt. Wanneer je met verschillende btw-tarieven werkt, moet je wel per btw-tarief apart administreren.

Hiervan kan je vervolgens de btw aftrekken. Dit mag gewoon gebeuren in het tijdvak waarin je de factuur krijgt, ongeacht of je de factuur al dan niet reeds betaald hebt. Wanneer je geen in- en verkoopadministratie bijhoudt, mag het ook op het moment dat je de factuur betaalt. Wel is het zo dat je hier een keuze moet maken en het altijd op dezelfde manier moet blijven doen.

Voor wie is het kasstelsel van toepassing?

Ondernemers die langer dan één kalenderjaar voor minstens 80% goederen of diensten aan particulieren verkopen, kunnen bij het belastingkantoor een verzoek indienen om het kasstelsel toe te passen. Voor een aantal ondernemers is het gebruik van het kasstelsel de regel, bijvoorbeeld voor autorijscholen, winkeliers, schoenenmakers, glazenwassers en advocaten die alleen hun praktijk uitoefenen.

Wat is het factuurstelsel?

Wanneer je voornamelijk goederen of diensten aan ondernemers levert of aan rechtspersonen, dan ben je verplicht om telkens een factuur te versturen. Bij het factuurstelsel gebruik je die facturen om de verschuldigde btw te berekenen. De datum op de factuur bepaalt het tijdvak waarin je de btw moet aangeven en je bent verplicht om ten laatste de vijftiende dag na de maand van de levering van de goederen of de prestatie van de diensten een factuur te maken. In tegenstelling tot bij het kasstelsel is de btw dus niet pas verschuldigd wanneer je een betaling ontvangt en ook zonder betaling moet je de btw doorstorten aan de Belastingdienst.

De aftrekbare btw bepaal je dan weer in functie van de factuurdatum en dit ongeacht of je de factuur al dan niet betaalde. Hier kan je er dus niet voor kiezen om dit op basis van de betaling te doen, maar moet je ook een inkoopdagboek bijhouden.

Wat betekent het voor de facturatiesoftware?

Als je het kasstelsel gebruikt, zal je soms nog steeds facturen moeten verzenden. Daarop bereken je btw, maar voor de berekening van de verschuldigde btw val je echter terug op het bank- en kasdagboek.

Wanneer je daarentegen onder het factuurstelsel valt, is de btw die op de facturen staat bepalend voor de berekening van de verschuldigde btw. In dergelijke gevallen is het belangrijk dat je de facturatiesoftware aan je boekhoudprogramma kan koppelen. Daarom raden we aan om facturatiesoftware te vergelijken. Vergelijk facturatiesoftware en maak ook je btw-administratie eenvoudiger.