6 vragen over de fiscale bewaarplicht bij facturen

Ondernemers hebben een bewaarplicht. Ze moeten hun facturen en administratie voldoende lang bijhouden zodat de controleur ze later alsnog kan inkijken. In principe bedraagt de fiscale bewaartermijn voor facturen zeven jaar, maar hierop bestaan er talloze uitzonderingen. Voor facturen met betrekking tot onroerende zaken is er bijvoorbeeld een bewaartermijn van tien jaar. De bewaarplicht is behoorlijk complex en daarom heeft de Belastingdienst recent een aantal vragen beantwoord.

Mag ik papieren facturen ook digitaal bewaren?

Het is toegestaan om papieren documenten, zoals papieren facturen, te digitaliseren en ze digitaal te bewaren. Ook het converteren van documenten, bijvoorbeeld van Word naar pdf, is toegestaan. Er zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Zo moet de conversie juist en volledig gebeuren, moeten de geconverteerde gegevens gedurende de volledige bewaartermijn beschikbaar zijn en moeten ze nog steeds eenvoudig leesbaar en controleerbaar zijn. Indien er aan deze voorwaarden is voldaan, hoeven de originele (papieren) facturen niet langer te worden bewaard. Hiervoor hoef je ook geen toestemming te vragen aan de Belastingdienst.

Moet ik ook de achterkant van facturen scannen en moet dit in kleur?

Het principe is dat alle fiscaal relevante gegevens en bijlagen moeten worden geconverteerd. Ook bijvoorbeeld algemene voorwaarden moeten worden geconverteerd. Volgens de Belastingdienst genieten kleurenscans de voorkeur, maar dit is niet expliciet verplicht. Het belangrijkste is dat alle echtheidskenmerken herkenbaar zijn. Zwart-witscans met een voldoende hoge resolutie kunnen dit ook garanderen.

Ik stuur twee bestanden uit. Wat is de originele factuur?

Deze vraag doemt onder meer op wanneer een factuur zowel in pdf- als XML-formaat wordt verzonden. Volgens de Belastingdienst worden gewoon de afspraken gevolgd die tussen de partijen zijn gemaakt. Het is dus verstandig om onderling af te spreken dat bijvoorbeeld het pdf-bestand het origineel is. Dan hoeft hier later geen discussie over te bestaan.

Moet ik enkel de factuur bewaren of ook andere zaken?

Gegevens uit elektronische communicatiemiddelen, zoals de mail waarmee de elektronische factuur is verzonden, moeten eveneens worden opgeslagen. Ook wanneer de facturen via bijvoorbeeld Facebook Messenger of WhatsApp worden uitgewisseld, is het nodig om deze communicatie te bewaren. Wanneer er geen duidelijke scheiding is tussen persoonlijke en zakelijke informatie-uitwisseling zijn ook de privégegevens te bewaren. Daarom is het aan te raden om zakelijke correspondentie van privécorrespondentie te scheiden.

Mag ik een factuur wel bewaren als daar persoonsgegevens op te vinden zijn?

Het is heel normaal dat er persoonsgegevens, zoals een naam of adres, op een factuur te vinden zijn en dit heeft geen invloed op de bewaartermijn. Het is toegestaan om persoonsgegevens te bewaren wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. De fiscale bewaartermijn is zo’n wettelijke verplichting. Voor het bewaren van niet-fiscaal relevante persoonsgegevens of het langer dan verplicht bewaren van persoonsgegevens moet er wel rekening worden gehouden met de regels van de AVG.

Voldoe ik aan mijn bewaarplicht als ik facturatiesoftware gebruik?

Dit is afhankelijk van hoe de administratie is ingericht. Als je digitale facturen maakt en deze vervolgens naar je boekhoudsoftware doorstuurt, worden ze wellicht automatisch in de cloud opgeslagen en blijven ze er gedurende de volledige fiscale bewaartermijn opgeslagen. In dit geval voldoe je inderdaad aan je bewaarplicht.