Let op voor de gevolgen van fouten op facturen

Het opstellen van een correcte factuur is helemaal niet zo moeilijk. En al zeker niet als je facturatiesoftware gebruikt. Desondanks is het wel belangrijk dat je het helemaal goed doet want de Belastingdienst kan nu eenmaal fikse boetes opleggen. En als zzp’er kan je waarschijnlijk geen vijfduizend euro missen? Hieronder ontdek je hoe de boetes al snel kunnen oplopen.

Strenge sancties bij onjuiste facturen

Op de factuur moet je een aantal verplichte vermeldingen opnemen. En dat zijn er heel wat. Je moet je facturen nummeren, je KvK-nummer noteren en de NAW-gegevens van de klant opnemen. Doe je het niet goed? Dan riskeer je een boete. Op het uitreiken van een onjuiste verkoopfactuur staat een boete die kan oplopen tot 5.278 euro per gebrek per factuur. Daarnaast hebben ondernemers geen recht op aftrek van voorbelasting wanneer een factuur niet aan de wettelijke vereisten voldoet. Daarom zal je klant je vaak ook even vragen om een nieuwe factuur op te stellen. Uiteraard kan je dan wel nog even wachten op je geld.

Houd er ten slotte rekening mee dat je met een foute factuur ook schade kunt berokkenen aan je klant, al was het maar omdat het voor een toename aan administratief werk zorgt. Omdat jij in dat geval een fout hebt begaan, kan je klant een schadevergoeding vorderen. Misschien ben je de klant ook definitief kwijt.

Herstel altijd een foute factuur

Merk je dat je een foute factuur hebt verzonden? Dan kan je via een creditfactuur altijd de factuur terugnemen en een nieuwe factuur uitreiken die wel aan de wettelijke vereisten voldoet. Je kan ook gewoon de oorspronkelijke factuur aanvullen met een creditfactuur. Een factuur en een creditfactuur worden steeds samen als één geheel bekeken. Indien het geheel aan alle voorwaarden voldoet, is er dan ook geen probleem.

Toch houdt het hier nog niet op. Jij moet het nodige doen om te voorkomen dat de Belastingdienst belastinginkomsten verliest door je fout. Daarom moet je een aantal zaken kunnen bewijzen:

• Bewijzen dat je de originele factuur nietig hebt verklaard en dat de afnemer deze niet heeft of kan gebruiken, of
• Als de opsteller de factuur al had gebruikt voor het aftrekrecht, moet je bewijzen dat je een creditfactuur voor de onjuiste factuur hebt opgesteld en dat je een nieuwe factuur hebt uitgereikt, of
• Bewijzen dat de afnemer een particulier is of btw-vrijgestelde prestaties verricht, of
• Bewijzen dat de ontvanger van de factuur de ten onrechte of te veel gefactureerde btw zelf weer heeft voldaan

Voorkomen is beter dan genezen

Fouten op facturen hebben grote gevolgen en dan hebben we het heus niet alleen over het risico op boetes. Corrigeren is een doekje voor het bloeden, want ook dan krijg je met een hoge bewijslast te maken. Daarom is het toch beter om gewoon meteen juiste facturen te maken. Door facturatiesoftware te gebruiken doe je het meteen goed. Heb je nog geen factuurprogramma? Bekijk dan onze top 3 factuurprogramma’s!