Is een factuur in UBL-formaat een geldige digitale factuur?

Bij een elektronische factuur denken we natuurlijk meteen aan een digitale pdf met daarin de digitale versie van de factuur. Zoals we eerder al aangaven moet zo’n digitale factuur aan een aantal voorwaarden voldoen. De vraag stelt zich dan of een factuur in UBL-formaat ook een geldige digitale factuur is?

Wat is een factuur in UBL-formaat?

Een factuur in UBL-formaat is een factuur die in de UBL-taal (Universal Business Language) werd opgesteld. Deze taal wordt door verschillende systemen gesproken en op die manier begrijpen ze wat het andere systeem hen zegt.

Computers kunnen maar moeilijk om met de taal van mensen, die per slot van rekening op klank is gebaseerd en niet op een of ander wiskundig algoritme. De betere facturatiesoftware is wel in staat om een papieren factuur in te lezen en om te zetten naar computertaal, maar ook dan durft de computer al eens te denken dat een 0 (nul) bijvoorbeeld een O (hoofdletter o) is. Daarom moeten ingelezen facturen altijd nog even gecontroleerd worden.

Dat laatste maakt het dus niet mogelijk om volledig automatisch, zonder controlemomenten, facturen en gegevens uit te wisselen. Dat kan wel via UBL. Een inkomende factuur wordt dan automatisch ingelezen en al helemaal verwerkt door de boekhoudsoftware. In de praktijk moet er wel nog even een mens de factuur verifiëren en aangeven of en wanneer er een betaling mag vertrekken. Voor deze inkomende facturen is er vaak een apart mailadres aangemaakt.

Factuur in UBL-formaat voldoet aan de eisen voor digitale facturen

Een digitale factuur moet aan een aantal extra eisen voldoen. Zo moeten digitale facturen authentiek, integer en controleerbaar zijn. Facturen in UBL-formaat voldoen aan al deze eisen. Net omdat de factuur automatisch wordt ingelezen en in een eigen unieke taal geschreven is, omgeven door de nodige beveiligingen, valt eenvoudig aan te tonen dat de factuur integer is. Bovendien is een UBL-factuur ook eenvoudig leesbaar. Het is perfect mogelijk om een UBL-formaat om te zetten naar een voor de mens leesbaar pdf-formaat. Omdat alles uiteindelijk naar een apart mailadres wordt verzonden, is het ook meteen duidelijk dat de factuur authentiek is en wel degelijk door je leverancier is verzonden.

Hoewel een factuur in UBL-formaat aan alle extra factuureisen voldoet, wil dat nog niet zeggen dat de factuur zelf helemaal geldig is. Op de factuur moeten dan ook een aantal verplichte vermeldingen staan. De betere boekhoudsoftware verwittigt je automatisch als de informatie op de UBL-factuur niet volledig is.

Europa erkent belang van UBL-facturen

Met UBL-facturen neemt de administratieve last drastisch af. Europa vindt dat een goed idee, maar hekelde in het verleden al dat ondernemers vaak te maken krijgen met diverse nationale regels. Daarom verplicht het de lidstaten om elektronische facturen toe te staan wanneer ondernemers factureren aan de overheid. Sinds 18 april 2019 is de Rijksoverheid, net zoals de decentrale overheden en andere aanbestedingsplichtige organisaties, verplicht om UBL-facturen te accepteren en te verwerken. Ook wanneer je in de EU aan een buitenlandse overheid factureert, is dat het geval.