Stap voor stap het facturatieproces automatiseren

Door de facturatie te automatiseren, bespaar je niet alleen tijd en geld, maar bovendien voorkom je ook fouten en zorg je dat facturen altijd tijdig worden verzonden. Het automatiseren van de facturatie is niet bijzonder ingewikkeld en veel draait om koppelingen, maar het is wel belangrijk dat je de juiste software gebruikt. Dit geldt niet alleen voor de facturatiesoftware, maar ook voor andere tools zoals boekhoudsoftware en crediteurenbeheersoftware.

De juiste facturatiesoftware kiezen

Alles begint natuurlijk met het kiezen van geschikte facturatiesoftware. Facturen opstellen in Excel of Word is gewoon niet meer van deze tijd en kost veel te veel energie en moeite. Hoewel er in Excel veel mogelijk is, biedt het toch te weinig automatiseringsperspectief. Daarom kijk je beter uit naar digitale facturatiesoftware. Dergelijke facturatiesoftware maakt het aanmaken van (digitale) facturen niet alleen eenvoudiger, maar biedt ook automatiseringsmogelijkheden. Natuurlijk verschillen de exacte mogelijkheden wel van facturatieprogramma tot facturatieprogramma. Daarom raden we aan om een grondige vergelijking te maken en eventueel vooraf een proefaccount aan te vragen. Via deze website doe je dit eenvoudig.

De informatietoevoer automatiseren

Eenmaal je een geschikt factuurprogramma hebt gekozen, moet je de factuurinvoer automatiseren. Er zijn verschillende manieren waarop je dit kan doen. Voor terugkerende facturen, bijvoorbeeld bij abonnementsdiensten, kan je eenmalig een opdracht aanmaken die zich periodiek zal herhalen.

Daarnaast zijn vooral koppelingen belangrijk. Een voorbeeld daarvan is het koppelen van de urenregistratiesoftware met de facturatiesoftware, zodat de gepresteerde uren met een enkele klik kunnen worden gefactureerd. Een ander voorbeeld is dat van webshopsystemen waarbij facturen automatisch worden aangemaakt wanneer er een bestelling binnenkomt. Ook hier geldt natuurlijk dat de facturatiesoftware dergelijke mogelijkheden moet bieden, maar hetzelfde geldt ook voor de andere software en tools waarmee er wordt gewerkt.

Crediteurenbeheer automatiseren

Ten derde is het aangewezen om het verdere crediteurenbeheer te automatiseren. Dit wil zeggen dat er automatisch stappen worden gezet wanneer een factuur niet op tijd betaald is. Zo volgt er bijvoorbeeld automatisch een herinneringsmail. Handig, want mogelijk gaat het gewoon om een misverstand en moet je het verstrijken van de betaaldatum nog even onder de aandacht brengen. Zo’n automatische herinneringsmails kan je soms automatisch via de facturatiesoftware creëren, maar voor meer mogelijkheden moet je opnieuw koppelingen voorzien. Met crediteurenbeheersoftware kan je nu eenmaal 80% van de werklast inzake crediteurenbeheer verminderen, dus zeker voor grotere bedrijven is dit toch wel aanbevolen.

Digitale facturen verzenden

Vervolgens kan je de automatisering ook voor de klant mogelijk maken. Dat wil zeggen dat je facturen niet alleen als pdf’jes naar de klant gaan, maar dat je naar B2B-ondernemingen ook digitale facturen verzendt. De boekhoudsoftware van de klant kan de factuur dan automatisch inlezen en na een manuele controle wordt alles vervolgens automatisch verwerkt. Dit is niet alleen klantvriendelijk, maar bovendien resulteert dit wel vaker in snellere betalingen. Een kleine moeite voor wie zijn cashflow een upgrade wil geven.

Uitstroom automatiseren

Ten slotte heb je nog een laatste koppeling nodig met je boekhoudsoftware. De aangemaakte factuur wordt dan automatisch in je boekhouding verwerkt, waardoor er een vordering op de klant ontstaat. Het is dan wel aangeraden om ook de bankomgeving met de boekhoudsoftware te koppelen zodat betalingen automatisch aan de vordering of het factuurnummer worden gekoppeld. Niet alle banken ondersteunen dergelijke koppelingen. Ook bij de bankkeuze is dit iets om rekening mee te houden.