Wat zijn de factuurregels bij brandstoffen en transportdiensten?

Voor leveranciers van brandstoffen gelden er bijzondere factuurregels, net zoals bij de verkoop van vervoersbewijzen. Het gaat bijvoorbeeld om tankstations waarbij het niet mogelijk is om telkens opnieuw een volledige factuur op te stellen of waarbij het gewoon niet lukt om de btw aan te passen in functie van het land van herkomst.

Brandstofbonnen bij verkoop van brandstof voor landvoertuigen

Bij de verkoop van brandstof voor landvoertuigen, zoals vrachtwagens of bromfietsen, hoef je de naam en het adres van de afnemer in principe niet op de bon te vermelden. Hierdoor hoef je je niet telkens te vergewissen over de identiteit van de afnemer.

Nochtans is het wel zo dat een afnemer die de btw van de brandstofbonnen wil aftrekken, moet kunnen bewijzen dat hij wel degelijk de afnemer is. Wanneer het factuurbedrag niet hoger is dan honderd euro, volstaat het dat de afnemer het aannemelijk kan maken dat hij ook effectief de afnemer is. Zo kan hij bijvoorbeeld op basis van zijn persoonlijke agenda aantonen dat hij die dag wel degelijk met de wagen van Amsterdam naar Rotterdam reed en even stopte aan het tankstation.

Wanneer het factuurbedrag echter meer is dan honderd euro, volstaat aannemelijk maken niet. De afnemer moet dan bewijzen dat hij de afnemer was. Dat kan hij doen als zijn naam en het adres op de brandstofbon staan, maar dat is en blijft geen verplichting. De afnemer kan ook op andere manieren het bewijs leveren, bijvoorbeeld via de betaling met de pinpas.

Naast bovenstaande uitzonderingen blijven de klassieke regels steeds gelden. Zo is de btw bij voorschotnota’s bijvoorbeeld enkel aftrekbaar als de btw ook op de factuur staat en blijft een leverancier altijd verantwoordelijk voor de juistheid van facturen die door de afnemer worden opgesteld. Ook de andere verplichte gegevens moeten nog steeds op de brandstofbonnen staan.

Brandstofbonnen voor brandstof voor boten en vliegtuigen

Bovenstaande regels gelden enkel wanneer het gaat om brandstofbonnen voor brandstof voor landvoertuigen. Wanneer het gaat om brandstofbonnen voor brandstof voor boten en vliegtuigen, gelden de klassieke regels. Dat wil zeggen dat alle verplichte vermeldingen, inclusief de naam en het adres van de afnemer, op de brandstofbon moeten staan. Enkel als dat het geval is, kan de afnemer de btw aftrekken.

Leveranciers van taxivervoer en verkopers van vervoersbewijzen

Ook hier zijn er soepelere regels van toepassing. Als leverancier hoef je hier opnieuw geen factuur te leveren die aan alle eisen voldoet. Hier hoef je geen factuur of bon op te stellen maar volstaat het om een vervoersbewijs te maken. Daarop moet de naam van het vervoersbedrijf, de datum van de reis, het afgelegde traject en het btw-bedrag (of de gegevens die noodzakelijk zijn voor de berekening daarvan) staan. Het volstaat bij dat laatste om bijvoorbeeld het totaalbedrag te noteren en het toepasselijk btw-tarief te vermelden.

Dezelfde redenering geldt overigens voor reizigers die de OV-chipkaart gebruiken. Zij kunnen gewoon het transactieoverzicht als factuur gebruiken om de btw als voorbelasting af te trekken. Het transactieoverzicht moet dan wel aan bovenstaande vermeldingen voldoen.