Wat is het verschil tussen een pdf-factuur en een UBL-factuur?

Online factureren is tegenwoordig de standaard, zeker bij zakelijke facturen. Online factureren is dan voor iedereen eenvoudiger, omdat papieren facturen anders toch maar moeten worden gedigitaliseerd. Online factureren kent echter verschillende verschijningsvormen. Zo zijn er bijvoorbeeld online factuurprogramma’s die automatisch pdf-facturen maken, maar ook het maken van UBL-facturen behoort tot de mogelijkheden. Wat is het verschil tussen pdf- en UBL-facturen? We leggen het uit.

Pdf-factuur: een visueel aantrekkelijke factuur

Een pdf-factuur is een factuur die wordt opgemaakt in het pdf-formaat. Pdf-facturen zijn voor de ontvanger goed te lezen en waren lange tijd de standaard. Pdf-facturen hebben voor de ontvanger het voordeel dat de meeste boekhoudprogramma’s ze automatisch herkennen en kunnen verwerken. Het document is digitaal opgemaakt en dus kan het boekhoudprogramma de letters en de cijfers herkennen en verschillende gegevens automatisch invullen, zoals het btw-nummer. Daarvoor maakt het boekhoudprogramma gebruik van herkenningssoftware. Dit werkt voornamelijk goed bij digitaal gemaakte facturen. Als een papieren factuur wordt gescand tot een pdf-bestand, neemt de accuraatheid sterk af. Desondanks wordt de zogeheten Scan & Herken-software wel steeds beter.

De UBL-factuur: een factuur in codetaal

Een UBL-factuur is in tegenstelling tot een pdf-factuur in codetaal opgesteld. UBL staat voor Universal Business Language. Een pdf-factuur is voor de ontvanger goed te lezen, een UBL-factuur is voor het boekhoudprogramma goed te lezen. Doordat de UBL-factuur rekent op codetaal volgens een bepaalde standaard kan het boekhoudprogramma de informatie in principe 100% accuraat verwerken. Je stuurt met andere woorden rechtstreeks je UBL-factuur naar het boekhoudprogramma van de ontvanger. De ontvanger dient het boekingsvoorstel nog te controleren en zal vervolgens voor de betaling zorgen.

Het hoeft zeker geen of-of-verhaal te zijn. Veel mensen versturen vaak zowel een pdf-factuur als een UBL-factuur. De UBL-factuur is er dan voor het boekhoudprogramma en voor de snelle verwerking. De pdf-factuur is er voor de ontvanger zelf, zodat hij een visueel voorbeeld heeft van de factuur.

Factureren aan de overheid: PEPPOL-facturen

De Rijksoverheid gaat ten slotte nog een stapje verder en de andere overheidsorganen zullen wellicht spoedig volgen: verplicht e-factureren. Deze elektronische facturen mogen niet worden verward met een pdf-factuur of met een UBL-factuur. De overheid zet namelijk in op PEPPOL. Dit formaat biedt betere implementeertoepassingen en het een en ander komt rechtstreeks in de boekhouding terecht. Ook spookfacturen worden goed voorkomen. Het is in feite een van de veiligste en betrouwbaarste methoden om facturen te versturen. Lees in onze eerdere blogs meer over het versturen van facturen naar de overheid en de factuureisen voor de Rijksoverheid.

Online facturen opstellen met een goed factuurprogramma

Wil jij facturen opstellen in het pdf- of in het UBL-formaat? Dan is er goed nieuws: vrijwel alle factuurprogramma’s ondersteunen tegenwoordig deze opties. Vaak kan je zowel pdf-facturen als UBL-facturen opstellen. Veelal kan je ze ook meteen per mail verzenden, bijvoorbeeld naar het factuurprogramma van de klant en naar het mailadres van de klant. Zo kan de klant de factuur snel verwerken en tot betalen overgaan. Je maakt het je klant gemakkelijker en in de praktijk betekent dat vaak dat er sneller wordt betaald. Kortom: facturen opstellen in zowel het pdf- als het UBL-formaat is goed voor de klant en voor jou.